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《飛書多維表格賦能企業(yè)辦公百倍提效》

【課程背景】

在當今快速變化的商業(yè)環(huán)境中，組織持續(xù)面臨提升運營效率、優(yōu)化資源配置與加速決策過程的挑戰(zhàn)。隨著業(yè)務規(guī)模擴大與多元化發(fā)展，傳統(tǒng)辦公模式中的局限性日益凸顯：數(shù)據(jù)分散于異構平臺與孤立文件中，導致信息整合困難；跨部門協(xié)作流程依賴人工傳遞與核對，不僅增加溝通成本，亦易引發(fā)版本誤差與進度延遲；此外，周期性報告與數(shù)據(jù)匯報工作大量依賴手動操作，既耗費寶貴工時，亦難以保障信息的實時性與準確性。

上述痛點已成為制約組織敏捷性與精益管理水平提升的重要因素。飛書多維表格作為融合數(shù)據(jù)庫管理、應用構建與自動化流程的協(xié)同工具，為應對這些挑戰(zhàn)提供了行之有效的解決方案。其通過結構化數(shù)據(jù)管理、可視化視圖呈現(xiàn)、智能自動化觸發(fā)及無縫集成辦公生態(tài)等功能，賦能組織實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)、流程優(yōu)化與決策支持的系統(tǒng)性升級。

本次《飛書多維表格賦能辦公效率躍遷》專題培訓，旨在通過系統(tǒng)化教學與場景化實踐，助力參訓者掌握先進工具的應用方法。

【課程收益】

深化對數(shù)字化協(xié)同工具的理解，突破傳統(tǒng)辦公思維定式；

掌握多維表格的核心功能，包括數(shù)據(jù)關聯(lián)、視圖管理、自動化規(guī)則與動態(tài)儀表盤構建；

通過實戰(zhàn)案例演練，提升在人力資源、項目管理、運營匯報等典型場景中的工具應用能力；

培育以數(shù)據(jù)驅動決策、以自動化提升效能的數(shù)字化工作模式，為組織整體效率提升與文化轉型奠定基礎。

【課程特色】

實戰(zhàn)導向，學以致用

邏輯清晰，層層遞進

干貨滿滿，直擊痛點

互動教學，參與感強

【課程對象】

人力資源專員/經(jīng)理

行政管理人員

辦公室主任/助理

項目協(xié)調員/經(jīng)理

數(shù)據(jù)分析專員

運營支持人員

各部門業(yè)務助理

信息技術支持專員

財務運營人員

合規(guī)與質檢專員

【課程時間】

1天（6小時/天）

【課程大綱】

一、為何傳統(tǒng)辦公工具已成為效率提升的瓶頸？

1.我們正遭遇哪些典型的效率困境

(1)數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象：數(shù)據(jù)散落于各類文件、聊天與郵件中，整合耗時易錯。

(2)協(xié)同成本高企：跨部門協(xié)作信息不同步，版本管理混亂，溝通內(nèi)耗嚴重。

(3)匯報工作繁瑣：周期性報告需手動收集數(shù)據(jù)、制圖、粘貼，重復勞動價值低。

2.飛書的多維表格是什么？

(1)本質是數(shù)據(jù)庫：并非簡單電子表格，而是關系型數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)。

(2)形態(tài)是輕應用：可根據(jù)業(yè)務需求，靈活搭建個性化管理應用

(3)核心是自動化：通過預設規(guī)則，讓軟件替代人工完成重復性工作流

3.飛書的多維表格帶來的改變是什么？

(1)從電子化辦公到智慧化辦公升級

(2)電子化辦公和智慧化辦公的底層邏輯

二、如何將散亂的數(shù)據(jù)轉化為可聯(lián)動、可管理的智能數(shù)據(jù)庫

1.第一步：設計一張規(guī)范的業(yè)務數(shù)據(jù)表（以員工花名冊為例）

(1)字段類型選擇精髓

(2)文本與數(shù)字：基礎信息存儲。

(3)單選與多選：規(guī)范錄入，保證數(shù)據(jù)一致性（如部門、崗位）。

(4)人員字段：直接關聯(lián)飛書同事，實現(xiàn)通知與權限基礎。

(5)附件字段：集中管理合同、證書等文件，告別散落存儲

2.第二步：掌握多視角查看與組織數(shù)據(jù)的核心方法——視圖

(1)分組視圖：按部門、崗位等維度快速梳理團隊架構。

(2)篩選視圖：一鍵創(chuàng)建“試用期員工”、“濟南辦公室”等特定數(shù)據(jù)集合。

(3)畫廊視圖：生成可視化卡片，用于團隊展示或快速瀏覽。

三、效率引擎：如何讓工作流自動運轉，解放人力專注于高價值任務

1.解讀自動化邏輯：觸發(fā)器、條件與執(zhí)行

(1)觸發(fā)器：當滿足特定條件時（如新增記錄、日期到達、字段更新）啟動自動化。

(2)條件（可選）：對觸發(fā)器進行更精細化的判斷。

(3)執(zhí)行：自動執(zhí)行通知、創(chuàng)建記錄、更新字段等操作

2.實戰(zhàn)場景一：招聘流程自動化，讓入職無縫銜接

(1)場景構建：創(chuàng)建招聘需求表，關聯(lián)花名冊。

(2)規(guī)則設置：

①規(guī)則1（基礎通知）：當“面試進度”變更時，自動通知HR與業(yè)務負責人。

②規(guī)則2（高階聯(lián)動）：當“狀態(tài)”變更為“已入職”時，自動在花名冊創(chuàng)建新記錄

3.實戰(zhàn)場景二：資質到期自動提醒，筑牢安全生產(chǎn)防線

(1)場景構建：創(chuàng)建技術人員資質管理表，關鍵字段“有效期”。

(2)規(guī)則設置：當“有效期”前30天時，自動創(chuàng)建任務并通知HR及員工本人。

四、價值呈現(xiàn)：如何一鍵生成動態(tài)數(shù)據(jù)看板，讓匯報從此事半功倍

1.可視化儀表盤：拖拽式構建領導愛看的數(shù)據(jù)戰(zhàn)報

(1)圖表類型選擇：餅圖看構成、柱狀圖看對比、折線圖看趨勢。

(2)數(shù)據(jù)源設置：綁定不同視圖中的數(shù)據(jù)，靈活組合。

(3)儀表盤布局：將多個圖表整合于一頁，形成決策“駕駛艙”。

2.終極匯報秘技：讓報告中的圖表“活”起來

(1)現(xiàn)場實操：在飛書文檔中如何導出多維表格儀表盤中的圖表

(2)核心價值：文檔中的圖表數(shù)據(jù)將隨源表格實時更新，徹底告別重復截圖粘貼

五、安全與協(xié)同：如何在大規(guī)模推廣中保障數(shù)據(jù)安全與高效協(xié)作

1.權限管理體系：精準控制“誰能看到什么，能做什么”

(1)協(xié)作人權限：可細分為所有者、編輯者、評論者、查看者。

(2)表單鏈接權限：面向外部人員收集數(shù)據(jù)，權限可控。

(3)視圖分享權限（最高頻應用）：為部門經(jīng)理創(chuàng)建一個“僅可查看和編輯本部門數(shù)據(jù)”的視圖并分享。

2.飛書生態(tài)集成：與即時消息、日歷、文檔深度聯(lián)動

(1)@功能嵌入：在文檔、聊天中@多維表格中的記錄，信息直接穿透。

(2)通知機制：所有自動化通知通過飛書消息送達，確保觸達。。

六、總結與行動：如何將今日所學轉化為實際生產(chǎn)力

1.從數(shù)據(jù)庫設計到視圖管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范化

2.從自動化規(guī)則到動態(tài)儀表盤，實現(xiàn)流程智能化

3.從權限控制到生態(tài)集成，實現(xiàn)協(xié)作安全化