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卓越時(shí)間管理與會(huì)議管理

【課程背景】

在日常工作與管理活動(dòng)開(kāi)展中，經(jīng)常出現(xiàn)以下現(xiàn)象：這個(gè)來(lái)電話，那個(gè)來(lái)請(qǐng)示、投訴；比誰(shuí)都忙，到處救火，工作越做越多；計(jì)劃趕不上變化或計(jì)劃從未兌現(xiàn)過(guò)；對(duì)什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作；每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，工作抓不住重點(diǎn)，也沒(méi)空去規(guī)劃何為重點(diǎn)，如何保障重點(diǎn)工作的執(zhí)行落地；總無(wú)法說(shuō)“不”，因此總要打亂時(shí)間計(jì)劃……工作效率一直無(wú)法提高。

與此同時(shí)，作為企業(yè)管理者，會(huì)議是中常管理工作中最常用的管理手段與溝通的工具，可以有效地幫助我們通過(guò)提升會(huì)議的組織效率，從而使組織成效更大程度的落地。

《卓越時(shí)間管理與會(huì)議管理》課程系統(tǒng)講解如何推進(jìn)高效工作，深度剖析時(shí)間管理不佳的原因?；谌绾斡行У靥嵘芾碇袝?huì)議引領(lǐng)和掌控的技巧而開(kāi)發(fā)，將會(huì)議組織的方法工具化。另一方面通過(guò)小組討論、案例研討、實(shí)操演練等形式，幫助完成從思維到行為的轉(zhuǎn)變，從而提高工作效能及組織內(nèi)部運(yùn)營(yíng)效率。

【課程收益】

1.了解時(shí)間管理的概念及重要性

2.提高時(shí)間管理技能

3.掌握高效時(shí)間管理的具體方法和技巧

4.掌握從組織會(huì)議到提升會(huì)議效能的方式與方法

5.掌握推進(jìn)組織整體效能的方法

【課程對(duì)象】中/基層管理人員

【授課方式】互動(dòng)游戲+案例討論+行動(dòng)學(xué)習(xí)+小組討論

【課程時(shí)長(zhǎng)】2天，12小時(shí)/天

【課程大綱】

第一單元：全面認(rèn)知時(shí)間管理

1.時(shí)間對(duì)我們而言意味著什么？

2.做好時(shí)間管理就是管理好我們的人生

3.時(shí)間管理不僅管理效率，更要管理好效能

4.麥肯錫工作法：效率與效能的差異

5.如何保障工作中的時(shí)間管理：充分的自我認(rèn)知

1)角色背后是：位置、關(guān)系、職責(zé)、行為

2)偏重重要的事還是重要的人

3)清晰的選擇自己的目標(biāo)并承擔(dān)負(fù)向結(jié)果

4)規(guī)劃好工作推進(jìn)的進(jìn)度及節(jié)奏

5)不斷的復(fù)盤改進(jìn)做閉環(huán)

6.職場(chǎng)高效時(shí)間管理的三大法寶

1)高效時(shí)間管理法寶1：通過(guò)目標(biāo)管理好時(shí)間

2)高效時(shí)間管理法寶2：通過(guò)計(jì)劃管理好時(shí)間

3)高效時(shí)間管理法寶3：通過(guò)時(shí)間特性管理好時(shí)間

第二單元：通過(guò)目標(biāo)管理好時(shí)間

1.案例討論：先有工作還是先有目標(biāo)？

2.我們的工作從何而來(lái)？

3.通過(guò)目標(biāo)管理時(shí)間的三大工具

1)戰(zhàn)略地圖

2)平衡積分卡

3)行動(dòng)計(jì)劃表

4.小組討論：是什么在影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)？

5.目標(biāo)達(dá)成的六個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：目標(biāo)、信念、策略、計(jì)劃、資源、過(guò)程控制

6.目標(biāo)設(shè)定的SMART原則

7.目標(biāo)制定從SMART到SAIL

第三單元：通過(guò)計(jì)劃管理好時(shí)間

1.小組討論：計(jì)劃VS變化

2.工作計(jì)劃制定的基本原則

3.計(jì)劃是用來(lái)應(yīng)對(duì)變化的

4.工作計(jì)劃的五大核心要素

1)質(zhì)量/目標(biāo)：分階段目標(biāo)與工作任務(wù)的關(guān)系

2)資源/預(yù)算：資源利用與工作任務(wù)的關(guān)系

3)人員委派：任務(wù)特點(diǎn)與人員委派

4)時(shí)間進(jìn)度：時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)的方法

5)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案

5.什么是結(jié)果

1)案例分析：有苦勞不是結(jié)果

2)案例分析：履行職責(zé)不是結(jié)果

3)案例分析：完成任務(wù)不是結(jié)果

6.工作中的匯報(bào)

1)及時(shí)匯報(bào)工作的好處

2)頻率與頻次

第四單元：通過(guò)時(shí)間特性管理好時(shí)間

1.時(shí)間有哪些特性

1)時(shí)間管理的內(nèi)涵

2)時(shí)間管理的目的

3)時(shí)間管理的價(jià)值

2.對(duì)時(shí)間的態(tài)度

3.時(shí)間的四種占用

領(lǐng)導(dǎo)占用vs組織占用vs下屬占用vs自我占用

1)管理好自己的時(shí)間，要學(xué)會(huì)分輕重緩急

4.時(shí)間管理就是做決策

1)小測(cè)試：南轅北轍還在策馬揚(yáng)鞭

5.時(shí)間管理的歷史：1-4代時(shí)間管理

1)第一代時(shí)間管理：備忘錄

2)第二代時(shí)間管理：規(guī)劃與執(zhí)行

3)第三代時(shí)間管理：優(yōu)先級(jí)

4)第四代時(shí)間管理：重要性

6.時(shí)間管理的四大象限解析

1)四象限規(guī)劃的重點(diǎn)

2)四象限規(guī)劃的障礙

7.富蘭克林時(shí)間管理手冊(cè)及運(yùn)用

1)課堂練習(xí)：如何規(guī)劃你的時(shí)間

第五單元：凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備

1.會(huì)議的最大成本——時(shí)間成本 

2.沒(méi)有結(jié)果的會(huì)議=對(duì)公司犯罪 

3.沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議=集體謀殺 

4.解決方法：事先檢查制度 

5.沒(méi)有準(zhǔn)備好的會(huì)議談何成效 

6.開(kāi)會(huì)前——準(zhǔn)備會(huì)議資料——理清思路

第六單元：凡是會(huì)議，必有及流程

1.明確會(huì)議產(chǎn)出

2.明確會(huì)議紀(jì)律

1)遲到/早退

2)未提前準(zhǔn)備會(huì)議資料/數(shù)據(jù)

3)相互攻擊/推諉

3.確認(rèn)會(huì)議議程

1)會(huì)議時(shí)間

2)會(huì)議內(nèi)容

3)準(zhǔn)備資料

4)工作協(xié)調(diào)

5)發(fā)言時(shí)間、討論時(shí)間

6)會(huì)議監(jiān)控官—參會(huì)人—計(jì)時(shí)發(fā)言—鎖定主題—時(shí)間控制

4.會(huì)議紀(jì)要

1)會(huì)議決議

2)執(zhí)行人員

3)完成期限

4)資源整合

5)風(fēng)險(xiǎn)控制

第七單元：凡是會(huì)議，必有障礙

1.來(lái)自會(huì)議管理中障礙

1)你部門認(rèn)為的重點(diǎn)，卻不是其他部門認(rèn)可的重點(diǎn)

2)你部門認(rèn)為的目標(biāo)，卻不是其他部門眼中的目標(biāo)

3)你手中沒(méi)有可讓關(guān)聯(lián)部門必須全力配合你的全力

2.在跨部門會(huì)議中，“應(yīng)該“和道理失去了作用，

3.只有以目的導(dǎo)向地看清事實(shí)；

4.當(dāng)你無(wú)法命令他人時(shí)，只能靠激發(fā)他人的積極性來(lái)合作；

5.你需要以幫助他人的行動(dòng)來(lái)獲得他人對(duì)你的支持。

6.場(chǎng)景化案例演練4：大客戶訂單丟失誰(shuí)之過(guò)？（上）

1)問(wèn)題1：分析影響大客戶訂單丟失的三個(gè)重要部門

2)問(wèn)題2：找出導(dǎo)致大客戶訂單丟失的最重要的5個(gè)原因

7.做了什么或負(fù)了什么責(zé)任不一定等于對(duì)他人的價(jià)值。

8.對(duì)他人的貢獻(xiàn)就是他人從你的行動(dòng)中獲得的需求滿足和價(jià)值鏈接。

9.完成工作和貢獻(xiàn)價(jià)值的區(qū)別

10.價(jià)值貢獻(xiàn)的定義：貢獻(xiàn)=價(jià)值*能力

第八單元：凡是會(huì)議，必有策劃及產(chǎn)出

1.場(chǎng)景化案例演練4：大客戶訂單丟失誰(shuí)之過(guò)？（下）

1)問(wèn)題1：銷售部對(duì)儲(chǔ)運(yùn)部的價(jià)值貢獻(xiàn)

2)問(wèn)題2：儲(chǔ)運(yùn)部對(duì)銷售部的價(jià)值貢獻(xiàn)

2.實(shí)戰(zhàn)討論：

1)描述你的部門價(jià)值

2)繪制你的部門實(shí)現(xiàn)價(jià)值的能力曲線

3.場(chǎng)景化案例演練5：復(fù)盤大客戶訂單丟失始末

1)問(wèn)題1：如果重來(lái)一次我們?cè)撊绾螒?yīng)對(duì)？

4.如何制定確保會(huì)議成功的策略

1)以目的為導(dǎo)向

2)以目標(biāo)精準(zhǔn)為設(shè)定

3)清晰分析和定位關(guān)鍵的協(xié)作節(jié)點(diǎn)

4)找準(zhǔn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上關(guān)鍵人物的關(guān)注點(diǎn)

5)制定準(zhǔn)確的協(xié)作策略

5.準(zhǔn)確地劃分跨部門會(huì)議中的人際溝通障礙：

1)聆聽(tīng)障礙導(dǎo)致的互不理解

2)利益沖突導(dǎo)致的互不相容

3)立場(chǎng)不同導(dǎo)致的互不融合

4)性格障礙導(dǎo)致的互不喜歡